El seguimiento tras un pase diario gratuito en un coworking debe reflejar lo que el usuario ha hecho realmente. Quien solo ha solicitado el pase necesita reservar fecha. Quien ya ha pasado un día en el espacio necesita evaluar si le compensa volver. Y quien ya se ha dado de alta como miembro necesita un mensaje de bienvenida, no otra propuesta comercial para asociarse.
En Migma, empieza redactando estos mensajes de forma conjunta pero diferenciada. Asigna a cada uno una audiencia definida, un estado de visita validado y un siguiente paso claro y útil. Después, el responsable de reservas o del CRM podrá vincular las creatividades aprobadas con los registros correspondientes en Klaviyo o en la plataforma de envíos que utilices. Esta guía se centra en las decisiones de contenido y los puntos de control; no presupone una integración nativa entre Migma y tu software de gestión de coworking.
Define qué significa un «día de prueba»
Un pase puede implicar varias cosas: una oferta aún sin canjear, un puesto reservado o una visita ya realizada. Concreta con tu equipo qué estado representa cada registro antes de redactar el asunto. Un «Gracias por visitarnos» carece de sentido si el único evento registrado es el envío de un formulario.
Define un protocolo básico entre el equipo de recepción y el de marketing. Especifica la sede, la validez del pase, si requiere reserva previa, los horarios de apertura y si el personal debe confirmar la fecha. Concreta también quién registra la asistencia y con qué rapidez se sincroniza ese dato con la plataforma de email marketing. Si no puedes confirmar la asistencia, recurre a un tono neutro en lugar de darla por supuesta.
El análisis de Klaviyo sobre marketing más allá del e-commerce describe el recorrido en coworking desde el interés por un día de prueba hasta la contratación de una membresía. Es una buena referencia para revisar cómo gestionar este traspaso de datos. El flujo de trabajo que detallamos a continuación es una metodología de revisión propia, no una réplica de la implementación ni de los resultados publicados por dicha agencia.
Diseña un mensaje específico para cada estado del visitante
Empieza con un conjunto reducido de creatividades. La siguiente estructura cubre las etapas clave del recorrido sin necesidad de montar una secuencia excesivamente compleja.
| Registro validado | Función del email | Siguiente paso adecuado |
|---|---|---|
| Pase solicitado, sin fecha | Explicar cómo reservar | Elegir un día disponible |
| Visita reservada | Facilitar la llegada | Consultar la ubicación y los detalles de acceso |
| Visita realizada, sin membresía | Ayudar a evaluar si encaja | Resolver dudas o comparar planes vigentes |
| Visita no realizada o cancelada | Ofrecer una opción razonable para retomarla | Volver a reservar si las condiciones del pase lo permiten |
| Membresía activa | Acompañar en el inicio | Abrir la información de bienvenida para miembros |
Se trata de reglas de negocio recomendadas, no de comprobaciones automáticas de Migma. El responsable de operaciones debe definir qué se considera una visita completada y qué sistema valida el dato. Una reserva no acredita la asistencia, al igual que un clic en un email no demuestra que el usuario haya ocupado un puesto.
Estructura el seguimiento en torno a una única decisión
Tras una visita completada, plantéate qué información necesita el lector para dar el siguiente paso. Quizá precise detalles claros sobre zonas silenciosas, salas de reuniones, flexibilidad mes a mes, accesibilidad o transporte. Aborda esa necesidad a partir de los datos que haya facilitado voluntariamente. No deduzcas su empresa, presupuesto o intenciones únicamente porque haya abierto un correo.
Ejemplo orientativo de texto para un visitante cuya asistencia se ha confirmado:
Asunto: ¿Qué tal tu jornada en el espacio?
«Gracias por pasar el día con nosotros en nuestra sede de Riverside. Si estás valorando trabajar aquí de forma habitual, puedes consultar los planes vigentes a continuación. ¿Tienes dudas sobre los puestos o las salas de reuniones? Responde a este correo y te ayudaremos a ver qué opción encaja mejor contigo».
Utiliza el nombre real de la sede y una dirección de respuesta atendida por el equipo. Enlaza a las opciones actuales en lugar de improvisar descuentos o prometer disponibilidad. Si la visita no llegó a confirmarse, sustituye la apertura por un «¿Aún estás pensando en tu primer día?» y redirige al proceso de reserva.
Concreta el brief en Migma
Migma genera correos y secuencias editables a partir de un objetivo y del contexto de marca. Un buen encargo define con claridad el propósito del mensaje y sus límites:
«Crea una serie de tres emails para coworking: pase solicitado, visita reservada y visita completada. Asegura que cada versión sea diferente. Aplica la información oficial de la marca y de la sede. No inventes precios, horarios, descuentos ni ventajas de membresía. El mensaje de visita completada debe invitar a responder con dudas e incluir un enlace a los planes actuales».
Revisa los borradores en conjunto. Comprueba que el recordatorio de reserva no dé las gracias por haber asistido y que el correo posterior a la visita no repita las instrucciones de acceso. Mantén los textos clave y los botones en formato editable. Si usas una imagen decorativa destacada, debe complementar el mensaje, no contener los datos esenciales para la llegada.
Antes de transferir las creatividades al responsable de envíos, acordad qué significa cada variable. El nombre de la sede, la dirección, la fecha de reserva y la caducidad del pase deben proceder de registros validados. Define valores por defecto seguros por si falta algún dato; por ejemplo, enlaza a la página de reservas en lugar de mostrar un campo de fecha vacío.
Pon a prueba las transiciones, no solo el borrador inicial
Utiliza registros de prueba ficticios para recorrer el ciclo completo. Incluye casos como un visitante que cambia de sede, alguien que cancela, un usuario con pase que nunca reserva y alguien que se asocia antes del seguimiento programado. Pide al responsable de envíos que confirme qué correo recibiría cada perfil.
El punto de control más crítico es la transición a miembro. Si alguien se da de alta entre la visita y un recordatorio posterior, el siguiente mensaje debe reflejar ese cambio de estado. Acordad si el recordatorio anterior se cancela o se sustituye. No des por hecho que modificar una creatividad altera las reglas de segmentación o elegibilidad en un flujo activo.
Pasa Email Preflight en cada versión final dentro de Migma. Revisa la vista previa en bandeja de entrada, los enlaces, la redacción y los avisos de riesgo de entregabilidad. Preflight no valida la asistencia física ni garantiza la llegada a la bandeja de entrada. Revisa también el correo definitivo ya poblado con datos en tu plataforma de envío, ya que las variables y enlaces dinámicos pueden comportarse de forma distinta al diseño de referencia.
Analiza la campaña con métricas coherentes
Mide el resultado que corresponda al objetivo específico de cada email. Para un pase sin reservar, analiza las reservas confirmadas. Para una visita realizada, evalúa las respuestas útiles y las altas de membresía dentro de la ventana de atribución acordada. Mantén diferenciadas las visitas, las membresías y las interacciones con el correo para evitar atribuir ventas a simples clics.
Empieza con este bloque básico en Migma, pruébalo junto al responsable de reservas y optimiza mensaje a mensaje. Unas instrucciones de acceso claras y un seguimiento oportuno aportan más valor que una secuencia extensa basada en datos de asistencia dudosos.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo conviene enviar el seguimiento tras un día de prueba en el coworking?
Define los tiempos en función del registro de visita confirmado y de los horarios del equipo. El recordatorio previo a la reserva y el seguimiento posterior a la visita cumplen objetivos distintos. Ajusta los intervalos con el responsable de reservas en lugar de aplicar plazos estándar de forma automática.
¿Qué hacer si no es posible confirmar la asistencia?
Evita dar las gracias por la visita. Utiliza un texto neutro que ofrezca ayuda para reservar o revisar el estado del pase, y pide al equipo de operaciones que valide la asistencia antes de activar un mensaje específico de visita realizada.
¿Se conecta Migma con cualquier sistema de reservas de coworking?
Esta guía no contempla una integración nativa con softwares de reservas de coworking. Migma genera creatividades revisadas; debes verificar el traspaso de datos y las conexiones disponibles entre tus plataformas de reservas y de envío.
¿Deben seguir recibiendo los nuevos miembros emails de conversión del día de prueba?
Revisa las condiciones de inclusión en cuanto la membresía pase a estar activa. El responsable de envíos debe excluir o sustituir los mensajes de conversión desfasados y comprobar esta transición con registros de prueba antes del lanzamiento.