Configura el correo previo a la llegada en Migma a partir de la reserva actual del huésped y comprueba qué sucede si esa reserva sufre cambios. La clave no reside únicamente en que el diseño resulte acogedor, sino en verificar que la fecha de llegada, el establecimiento, las indicaciones y la llamada a la acción sigan coincidiendo exactamente con la estancia prevista.
Esta guía ha sido elaborada por Migma para equipos de marketing hotelero y atención al huésped. Plantea un proceso de revisión de cambios y casos de prueba ficticios. La guía de email marketing para hoteles de Brevo aporta el contexto general de campaña; el flujo que detallamos a continuación se centra en la precisión de las comunicaciones previas a la llegada. Fuentes verificadas el 15 de octubre de 2026.
Antes de diseñar: valida los datos del huésped
Comienza con un brief que recoja el nombre del establecimiento, las fechas de entrada y salida, las instrucciones de check-in aplicables, una vía de contacto verificada y el enlace de gestión de la reserva. El responsable del departamento de reservas debe validar estos datos; evita que el equipo de diseño tenga que deducir condiciones o compromisos sobre las habitaciones a partir de promociones antiguas.
Revisa la identidad y el tono del establecimiento en el contexto de marca de Migma. Si gestionas una cadena o grupo hotelero, especifica con claridad de qué propiedad se trata. Compartir una misma marca no implica que todos los hoteles tengan el mismo acceso al aparcamiento, idéntico horario de recepción o las mismas indicaciones de transporte.
Mantén los datos sensibles de la reserva en los sistemas pertinentes. El brief creativo puede recurrir a ejemplos ficticios mientras el equipo técnico verifica el mapeo de campos en el entorno correspondiente. No incluyas códigos de acceso reales en un boceto solo para que parezca más realista.
En la revisión del diseño: prioriza las acciones de llegada
Sitúa en primer plano la información que el huésped necesita en esta fase de su estancia. Un mensaje previo a la llegada debe confirmar la fecha correspondiente y detallar dónde consultar las instrucciones de acceso vigentes. Una propuesta de mejora o venta adicional no debería eclipsar la información operativa por la que el usuario abrió el correo.
En Migma, define una única acción principal clara y una vía de soporte visible. Revisa la plantilla con nombres largos de establecimientos y topónimos extensos traducidos, incluso si la campaña actual se envía en inglés. Una vista previa en pantalla estrecha permite comprobar si la fecha y los botones siguen siendo legibles al primer vistazo.
Utiliza fechas absolutas en los ejemplos aprobados siempre que las expresiones relativas puedan quedar desfasadas. Indicar «Tu estancia comienza el 22 de octubre» depende menos del momento en que se abra el mensaje que un «Nos vemos mañana». Se trata de una recomendación editorial: elige la redacción que mejor se ajuste a la programación de envíos y a los datos de reserva disponibles en tu equipo.
Tras un cambio de fechas: revisa el mensaje completo
Imagina que un huésped ficticio retrasa su llegada del jueves al sábado. Actualizar la fecha en el primer párrafo no basta si el correo sigue mencionando el servicio de enlace del jueves, una opción de restauración no disponible o un enlace de check-in vinculado a los datos de la reserva anterior.
Revisa cada detalle vinculado a una fecha u hora. Consulta con el responsable de reservas qué datos están actualizados en el momento de generar el mensaje y si el flujo de envío vuelve a comprobarlos antes del lanzamiento. El equipo de diseño debe documentar el contenido previsto, mientras que el responsable técnico se asegura de cómo se traslada ese estado a la plataforma de envío.
La guía de Brevo describe campañas organizadas por etapas del huésped y tiempos ligados a la reserva. Sin embargo, eso no predetermina el funcionamiento de la integración específica de un hotel. No des por sentada una conexión nativa entre Migma y el sistema de gestión hotelera (PMS), ni asumas que una modificación de fecha reprograma automáticamente todos los envíos.
Antes del envío: haz pruebas con reservas modificadas y canceladas
Prepara una lista de control con reservas ficticias. El responsable de envíos debe determinar cómo ejecutar estas pruebas sin alterar reservas reales ni emitir comunicaciones no aprobadas.
| Escenario de reserva | Pregunta de revisión del contenido | Evidencia que se debe solicitar |
|---|---|---|
| La llegada se pospone | ¿Se han actualizado a la vez las fechas y las instrucciones horarias? | Borrador de destino y registro del estado actual de la reserva |
| Se cancela la reserva | ¿Se detiene el envío previo a la llegada? | Exclusión efectiva en el flujo de trabajo, no solo texto eliminado |
| El huésped cambia de establecimiento | ¿Coinciden la dirección, la vía de contacto y las imágenes con la nueva propiedad? | Plantilla mapeada correctamente y destinos verificados |
| Los datos de la reserva están incompletos | ¿El flujo de trabajo se pausa o recurre a contenido neutro aprobado? | Criterio acordado para gestionar datos obligatorios ausentes |
| El huésped ya ha hecho el check-in | ¿Sigue teniendo sentido el mensaje previo a la llegada? | Determinación del estado y salida o sustitución prevista |
Estos escenarios constituyen verificaciones propuestas; no implican que una plataforma las resuelva de forma automática. Una vista previa impecable no demuestra que se haya excluido al huésped cuya reserva fue cancelada. Registra por separado la validación de la audiencia y la revisión del diseño.
En el mensaje final: comprueba el recorrido hacia la plataforma de destino
Ejecuta Email Preflight sobre la creatividad y analiza los resultados. A continuación, revisa el mensaje directamente en la plataforma final de envío. Comprueba de forma conjunta el asunto, el preencabezado, las fechas, la identificación del establecimiento, el texto de las llamadas a la acción y los datos de contacto de soporte.
Si el traspaso técnico se realiza mediante HTML, las opciones de exportación de Migma permiten descargar la creatividad ya validada. El equipo de implementación debe adaptarla al formato compatible con su plataforma y verificar las variables dinámicas. La exportación no envía el correo, no actualiza la reserva ni confirma que el flujo operativo esté activo.
Haz clic en el enlace principal dentro de un mensaje de prueba autorizado. Confirma que dirija a la sección correcta de la reserva sin mostrar datos de otros clientes. Si el enlace caduca o requiere inicio de sesión, el equipo de reservas debe validar una alternativa funcional y una ruta de asistencia clara. No garantices que todos los destinatarios verán exactamente la misma pantalla.
Si las instrucciones cambian tras el envío: define un protocolo de rectificación
Un correo ya entregado seguirá mostrando las indicaciones originales en la bandeja de entrada. Ninguna versión nueva del diseño modificará los correos que ya han recibido los huéspedes. Determina quién asume la responsabilidad de enviar una corrección y qué usuarios deben recibirla, según la relevancia del cambio y el protocolo de comunicación del hotel.
Asegúrate de que el mensaje rectificativo explique con total claridad qué ha cambiado. Si se trata del aplazamiento ficticio de fechas, el correo debe detallar los nuevos datos de llegada y remitir a la página de reserva actualizada. Conviene no saturar el mensaje con ofertas secundarias ni generar confusiones sobre las condiciones de la estancia.
El responsable autorizado debe definir y aprobar cualquier acción de rectificación. Esta guía describe un método de revisión de contenidos, no constituye una autorización para lanzar campañas ni alterar los registros de los huéspedes.
Tras la estancia: optimiza el brief reutilizable
Incorpora las conclusiones confirmadas al siguiente brief de diseño en Migma. Si los huéspedes tuvieron dificultades para localizar el acceso al establecimiento, revisa la claridad de las indicaciones. Si una reserva cancelada recibió un recordatorio, investiga la lógica del flujo de trabajo en lugar de limitarte a añadir una frase pidiendo a los huéspedes cancelados que ignoren el mensaje.
Diseña el correo previo a la llegada en Migma manteniendo a la vista los datos confirmados por el departamento de reservas. Valida siempre una simulación de reserva modificada antes de aprobar la plantilla definitiva. Un correo hotelero verdaderamente útil facilita el siguiente paso al huésped con sus planes actuales, no solo al perfil previsto en el borrador inicial.
Preguntas frecuentes
¿Debe modificarse el correo previo a la llegada si el huésped cambia sus fechas?
Revisa todo el contenido vinculado al tiempo, incluidas las indicaciones y los enlaces de destino, y solicita al responsable de envíos que verifique la programación y las condiciones de elegibilidad. Cambiar una fecha en la maqueta no garantiza que el flujo de trabajo se haya reprogramado.
¿Presupone esta guía una integración nativa entre Migma y los sistemas del hotel?
No. Migma se utiliza para la preparación y revisión de creatividades. Los responsables de reservas e implementación técnica deben verificar la conexión real con los datos de la reserva y el flujo de la plataforma de destino.
¿Cómo debe actuar el plan de pruebas ante una reserva cancelada?
La respuesta esperada es frenar el envío previo a la llegada para evitar mensajes obsoletos. Conviene verificar la exclusión real en el flujo de trabajo; eliminar una frase en la plantilla no demuestra que el huésped haya quedado excluido del envío.
¿Puede una nueva versión del diseño corregir un correo ya entregado?
No se debe asumir que un cambio actualice los correos en la bandeja de entrada del destinatario. El responsable autorizado de comunicación debe evaluar la relevancia del cambio y aprobar la rectificación necesaria con las instrucciones actualizadas.